Załącznik

do Uchwały Nr 11/03/2022

Rady Nadzorczej LWBS

z dnia 30.03.2022r.

REGULAMIN

DZIAŁAŃ GRUP CZŁONKOWSKICH
LUBUSKO-WIELKOPOLSKIEGO BANKU SPÓŁDZIELCZEGO
W DREZDENKU

______________________________________________________________________

Drezdenko, marzec 2022r.

Spis treści

Rozdział 1. Postanowienia ogólne – 3

Rozdział 2. Zadania Zebrania Grupy Członkowskiej – 3

Rozdział 3. Zwołanie Zebrań Grup Członkowskich – 4

Rozdział 4. Zasady i tryb przeprowadzania obrad Zebrania Grup Członkowskich – 4

Rozdział 5. Kadencja i zasady wyboru Przedstawicieli na Zebranie Przedstawicieli – 7

Rozdział 6. Kadencja i zasady wyboru Członków Rady Nadzorczej – 8

Załączniki – 11

Rozdział 1. Postanowienia ogólne

§ 1

1. Zgodnie ze Statutem Lubusko – Wielkopolskiego Banku Spółdzielczego w Drezdenku, zwanego dalej „Bankiem”, Zebrania Grup Członkowskich są organami Banku działającymi na podstawie:
2. art. 35 § 1 pkt 4 i art. 59 ustawy z dnia 16 września 1982 r. Prawo spółdzielcze,
3. § 11 ust. 1 pkt 2 oraz § 18 Statutu Lubusko-Wielkopolskiego Banku Spółdzielczego
   w Drezdenku.
4. Liczbę Grup Członkowskich oraz przyporządkowanie członków Banku do poszczególnych Grup Członkowskich, stosownie do postanowień Statutu Banku, ustala Rada Nadzorcza.
   O przyporządkowaniu do Grupy Członkowskiej decyduje miejsce zamieszkania lub siedziby Członka Banku albo miejsce prowadzenia przez członka działalności gospodarczej.
5. Przedstawiciele na Zebranie Przedstawicieli wybierani są w głosowaniu tajnym spośród członków wchodzących w skład poszczególnych Grup Członkowskich, proporcjonalnie do ilości członków danej Grupy Członkowskiej. Liczbę Przedstawicieli na Zebranie Przedstawicieli wybieranych przez poszczególne Zebrania Grup Członkowskich ustala Rada Nadzorcza, biorąc pod uwagę liczbę członków Banku na koniec miesiąca poprzedzającego podjęcie uchwały przez Radę Nadzorczą.
6. Każde Zebranie Grupy Członkowskiej wybiera przynajmniej jednego Przedstawiciela. Przedstawicielem na Zebranie Przedstawicieli nie może być członek Zarządu Banku.
7. Zebrania Grup Członkowskich, obejmujących co najmniej 1/5 ogólnej liczby członków w Banku, mogą żądać zwołania Zebrania Przedstawicieli.
8. Zebrania Grup Członkowskich dokonują wyboru, członków Rady Nadzorczej Banku, w głosowaniu tajnym, spośród członków Banku, będących członkami danej grupy, w ilości ustalonej przez Radę Nadzorczą.

§ 2

1. Członek Banku uczestniczy tylko w jednym Zebraniu Grupy Członkowskiej, na którym przysługuje mu prawo do jednego głosu.
2. Członek Banku może brać udział w Zebraniu Grupy Członkowskiej tylko osobiście. Osoba prawna będąca członkiem Banku bierze udział w Zebraniu Grupy Członkowskiej przez ustanowionego w tym celu pełnomocnika. Pełnomocnik nie może zastępować więcej niż jednego członka.
3. Zebranie Grupy Członkowskiej na Zebraniu Przedstawicieli Banku, reprezentują Przedstawiciele wybrani w głosowaniu tajnym według zasad określonych w Rozdziale niniejszego Regulaminu.
4. W Zebraniu Grupy Członkowskiej mogą uczestniczyć z głosem doradczym członkowie Rady Nadzorczej, Zarządu, dyrektor i pracownicy jednostki organizacyjnej Banku, w rejonie której jest utworzona Grupa Członkowska oraz osoby zaproszone przez Zarząd lub Radę Nadzorczą.-

Rozdział 2. Zadania Zebrania Grupy Członkowskiej

§ 3

Do uprawnień i zakresu działania Zebrania Grupy Członkowskiej należy:

1. rozpatrywanie spraw, które mają być przedmiotem obrad najbliższego Zebrania Przedstawicieli oraz zgłaszanie wniosków i opinii w tych sprawach,
2. rozpatrywanie sprawozdania Zarządu z działalności Banku w zakresie wykonania uchwał Zebrania Przedstawicieli oraz wniosków z poprzedniego Zebrania Grupy Członkowskiej,
3. rozpatrywanie sprawozdania Rady Nadzorczej,
4. wysuwanie pod adresem Zarządu, Rady Nadzorczej i Zebrania Przedstawicieli postulatów i wniosków oraz wyrażanie opinii dotyczących działalności Banku, w tym jednostki organizacyjnej Banku,
   w rejonie której jest utworzona Grupa Członkowska, a także we wspólnych sprawach członków wchodzących w skład Zebrania Grupy Członkowskiej,
5. wybieranie i odwoływanie przedstawicieli na Zebranie Przedstawicieli na zasadach określonych
   w Statucie i w niniejszym Regulaminie,
6. wybieranie i odwoływanie członków Rady na zasadach określonych w Statucie i niniejszym Regulaminie.
7. Dokonywanie oceny odpowiedniości członków Rady (ocena indywidualna).

Rozdział 3. Zwołanie Zebrań Grup Członkowskich

§ 4

1. Zebrania Grup Członkowskich zwołuje Zarząd Banku w miarę potrzeby, przynajmniej raz w roku, co najmniej na 20 dni przed terminem Zebrania Przedstawicieli.
2. O terminie, miejscu i porządku obrad Zebrania Grupy Członkowskiej, Zarząd zawiadamia członków Banku najpóźniej na 7 dni przed terminem Zebrania, poprzez wywieszenie ogłoszenia w lokalu Banku i miejscach powszechnie wykorzystywanych do zamieszczenia pisemnych ogłoszeń na terenie miejsca zamieszkania członków Banku, siedziby lub miejsc prowadzenia działalności gospodarczej przez członków Banku, którzy są uprawnieni do udziału w Zebraniu Grupy Członkowskiej, a także za pośrednictwem poczty elektronicznej członków, którzy zgłosili chęć udziału w Zebraniu Grupy Członkowskiej za pomocą środków komunikowania się na odległość.

§ 4a

1. W uzasadnionym przypadku, Zebranie Grupy Członkowskiej może odbywać się przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (np. aplikacji TEAMS, bądź innego profesjonalnego operatora systemu wybranego przez Zarząd Banku).
2. Zebranie Grupy Członkowskiej uważa się za skutecznie zwołane od chwili dokonania zawiadomienia,
   o którym mowa w § 4 ust. 2.
3. Bank, w przypadku członków wyrażających wolę udziału w Zebraniu Grupy Członkowskiej przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, w sytuacji, gdy nie posiadają oni możliwości technicznych łączenia się w tym sposobie komunikacji, udostępnia im odpowiednie zaplecze techniczne w swoich oddziałach z zastosowaniem wymogów sanitarnych (obowiązek zapewnienia środków bezpieczeństwa osobistego i limitu ilościowego zgromadzonych osób).

Rozdział 4. Zasady i tryb przeprowadzania obrad Zebrania Grupy Członkowskiej

§ 5

1. Zebrania Grup Członkowskich są obsługiwane przez Członków Zarządu oraz pracowników Banku.
2. Obrady Zebrań Grup Członkowskich odbywają się zgodnie z porządkiem obrad zaproponowanym przez Zarząd Banku.
3. Zebranie może włączyć do porządku obrad dodatkowe punkty.
4. Zebranie Grupy Członkowskiej otwiera Członek Zarządu Banku lub osoba przez Zarząd wyznaczona, która stwierdza prawidłowość zwołania Zebrania i zarządza wybór każdorazowo spośród członków danej Grupy Przewodniczącego i Sekretarza Zebrania (Prezydium Zebrania).
5. Osoba obsługująca Zebranie świadczy pomoc techniczną w jego przebiegu i protokołowaniu.
6. Sprawozdanie Zarządu przedkłada Członek Zarządu oraz udziela wyjaśnień formalnych
   i merytorycznych.
7. Członek Rady Nadzorczej przedkłada sprawozdanie z działalności Rady oraz udziela wyjaśnień formalnych i merytorycznych.

§ 5a

1. Zebranie Grupy Członkowskiej odbywa się w miejscu wyznaczonym przez Zarząd, członkowie Banku mogą uczestniczyć w Zebraniu także – przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość.
2. Dla zapewnienia możliwości uczestnictwa Członka w Zebraniu Grupy Członkowskiej
   w treści karty zgłoszenia udziału w obradach Zebrania Grupy Członkowskiej, należy wskazać imię
   i nazwisko, adres poczty elektronicznej i numer telefonu komórkowego Członka Banku, przesłać na zasadach i w terminie określonym w zawiadomieniu. Przesłanie karty zgłoszenia stanowi podstawę do uzyskania elektronicznego dostępu do obrad Zebrania Grupy Członkowskiej.
3. W celu uczestnictwa w Zebraniu Grupy Członkowskiej, Członkowie logują się na wskazanej
   w zawiadomieniu stronie do systemu teleinformatycznego, przy użyciu urządzenia z dostępem do sieci internet (smartfon, tablet, laptop lub komputer PC) spełniającego wymagania techniczne operatora systemu oraz otrzymanego loginu i hasła.
4. Równolegle, działający na zlecenie Banku, operator systemu teleinformatycznego, dokonuje rejestracji dźwięku i obrazu z miejsca obrad oraz przeprowadza ich transmisję za pośrednictwem strony internetowej wskazanej w zawiadomieniu, która jest udostępniana zalogowanym Członkom Banku. Dostęp do transmisji zabezpieczany jest hasłem, które Operator systemu przekazuje Członkom Banku.
5. Po zalogowaniu się do systemu teleinformatycznego zebrania, na ekranie urządzenia Członka, pojawiają się informacje oraz opcje postępowania odpowiednie dla aktualnie realizowanego punktu porządku obrad Zebrania Grup Członkowskich.

§ 6

1. Przy sporządzaniu listy obecności należy sprawdzić, czy osoba biorąca udział w Zebraniu Grupy Członkowskiej jest członkiem Banku oraz czy posiada pełny udział członkowski.
2. Na podstawie: rejestru Członków, kart zgłoszeń przesłanych przez Członków oraz danych z systemu teleinformatycznego zapewniającego udział w Zebraniu Grupy Członkowskiej przy użyciu środków porozumiewania się na odległość, Przewodniczący lub Sekretarz Zebrania Grupy Członkowskiej sporządza listę obecności zawierającą spis uczestników Zebrania Grupy Członkowskiej.
3. Na podstawie danych uzyskiwanych z systemu teleinformatycznego, Przewodniczący lub Sekretarz Zebrania Grupy Członkowskiej na bieżąco weryfikuje i aktualizuje liczbę Członków uczestniczących
   w Zebraniu Grupy Członkowskiej.

§ 7

Zebranie Grupy Członkowskiej może podejmować uchwały jedynie w sprawach objętych porządkiem obrad.

Z zastrzeżeniem ust. 3 i 4, Uchwały Zebrania Grupy Członkowskiej podejmowane są zwykłą większością głosów, w głosowaniu jawnym, bez względu na liczbę obecnych członków Banku.

Wybory Przedstawicieli na Zebranie Przedstawicieli oraz członków Rady Nadzorczej dokonywane są spośród członków danej Grupy Członkowskiej, zwykłą większością głosów, w głosowaniu tajnym.

Odwołanie Przedstawiciela albo członka Rady Nadzorczej przez daną Grupę Członkowską następuje
w głosowaniu tajnym, większością 2/3 (dwóch trzecich) głosów oddanych.

§ 7a

1. Głosowanie odbywa się przy wykorzystaniu urządzeń elektronicznych umożliwiających identyfikację każdego Członka oraz umożliwiających wyłączenie identyfikacji w przypadku głosowań tajnych.
2. Po zarządzeniu przez Przewodniczącego Zebrania Grupy Członkowskiej głosowania, Operator systemu wywołuje głosowanie za pomocą systemu teleinformatycznego, w następstwie czego na ekranach urządzeń wszystkich zalogowanych członków wyświetlą się przyciski do głosowania.
3. Naciśnięcie przycisku przez członka spowoduje przesłanie głosu do bazy danych systemu teleinformatycznego zgromadzenia, zgodnego z wybraną opcją. Następnie na ekranie urządzenia członka wyświetli się potwierdzenie oddania głosu, ze wskazaniem opcji wybranej w głosowaniu.
4. Po uzyskaniu od operatora systemu informacji, iż wszystkie głosy zostały oddane w danym głosowaniu lub po upływie czasu wyznaczonego na oddanie głosu, Przewodniczący Zebrania Grupy Członkowskiej zarządza zakończenie głosowania, a operator blokuje możliwość dalszego oddawania głosu w tym głosowaniu.
5. Po zakończeniu głosowania, wyniki głosowania wyświetlają się na ekranach wszystkich zalogowanych członków uczestniczących w Zebraniu, a ponadto są podawane w transmisji video z miejsca obrad, po czym Przewodniczący Zebrania Grupy Członkowskiej na tej podstawie komunikuje uczestnikom Zebrania Grupy Członkowskiej, czy uchwała została przez podjęta oraz potwierdza liczbę głosów oddanych „za” i „przeciw” podpisem pod protokołem głosowania.
6. Przy głosowaniach tajnych czynności związane z przeprowadzeniem głosowania, tj. ustalenia liczby kandydatów oraz podanie wyników głosowania dokonuje przewodniczący Zebrania, który również nie może kandydować w przypadku wyborów na przedstawiciela. Nie powołuje się komisji skrutacyjnej/wyborczej.

§ 7a* (tryb wyłącznie dla głosowań jawnych)

1. Głosowanie odbywa się przy wykorzystaniu urządzeń elektronicznych umożliwiających identyfikację każdego Członka w trybie tym nie przeprowadza się głosowań tajnych. W przypadku zgłoszenia wniosku o głosowanie tajne punkt ten ulega wykreśleniu z porządku obrad.
2. Po zarządzeniu przez Przewodniczącego Zebrania Grupy Członkowskiej głosowania, Przewodniczący Zebrania wywołuje członków do głosowania jawnego za pomocą systemu teleinformatycznego, po czym nastąpi potwierdzenie przez członka czy jest za czy przeciw podjęciu uchwały.
3. Po uzyskaniu od Przewodniczącego informacji, iż wszystkie głosy zostały oddane w danym głosowaniu, Przewodniczący Zebrania Grupy Członkowskiej zarządza zakończenie głosowania.
4. Po zakończeniu głosowania, wyniki głosowania ogłasza Przewodniczący, po czym Przewodniczący Zebrania Grupy Członkowskiej na tej podstawie komunikuje uczestnikom Zebrania Grupy Członkowskiej, czy uchwała została przez nich podjęta oraz potwierdza liczbę głosów oddanych „za” lub „przeciw” podpisem pod protokołem głosowania.

§ 7b

Szczegółowe wymagania techniczne dla urządzeń dostępowych do systemu teleinformatycznego oraz tryb postępowania podczas głosowania określa odpowiednia instrukcja Operatora, stanowiąca integralną część Regulaminu.

§ 8

1. Zgłoszenia do dyskusji dokonuje się ustnie lub na piśmie. Przewodniczący udziela głosu w kolejności zgłoszeń, a poza kolejnością w sprawach formalnych.
2. Przewodniczący Zebrania ma prawo odebrać głos mówcy, gdy odbiega od dyskutowanego tematu lub gdy przekracza czas ustalony przez Zebranie dla przemówień – 10 minut.

§ 9

1. Zagadnienia nie wyjaśnione w sposób wyczerpujący oraz postulaty i wnioski wnoszone są do protokołu, celem nadania im dalszego biegu przez Zarząd Banku, Radę Nadzorczą lub Zebranie Przedstawicieli.
2. Z Zebrania Grupy Członkowskiej sporządza się protokół, który powinien zawierać: liczbę obecnych członków, imienną listę obecności członków, podjęte uchwały, wnioski i postulaty zgłoszone w czasie Zebrania. Protokół Zebrania Wyborczego powinien zawierać dodatkowo imienny wykaz Przedstawicieli wybranych na Zebranie Przedstawicieli oraz imienny wykaz wybranych członków Rady Nadzorczej.
3. Protokół podpisują Przewodniczący i Sekretarz Zebrania. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu.
4. Sprawy nie uregulowane niniejszym Regulaminem rozstrzyga Przewodniczący Zebrania zgodnie ze Statutem oraz z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa i zasadami obradowania
5. Po wyczerpaniu wszystkich spraw zamieszczonych w porządku obrad, Przewodniczący Zebrania ogłasza zamknięcie obrad Zebrania Grupy Członkowskiej.
6. Nad zapewnieniem sprawności technicznej głosowania, czuwa członek Zarządu Banku lub osoba przez Zarząd wyznaczona.
7. Zespół Kadr i Administracji prowadzi zbiór protokołów z posiedzeń Zebrań Grup Członkowskich wraz
   z załącznikami.
8. Protokoły z posiedzeń Zebrań Grup Członkowskich Banku przechowuje się bezterminowo.

Rozdział 5. Kadencja i zasady wyboru Przedstawicieli na Zebranie Przedstawicieli

§ 10

1. Czas trwania mandatu Przedstawiciela na Zebranie Przedstawicieli wynosi 4 (cztery) lata.
2. Ilość mandatów przedstawicielskich przydzielanych Grupie Członkowskiej określa Rada proporcjonalnie do ilości członków danej Grupy.

§ 11

1. Wyboru Przedstawicieli na Zebranie Przedstawicieli członkowie dokonują w głosowaniu tajnym, zwykłą większością głosów, spośród nieograniczonej liczby zgłoszonych kandydatów – członków Banku wchodzących w skład danej Grupy Członkowskiej.
2. Kandydatem może być również pełnomocnik osoby prawnej będącej członkiem LWBS – Pełnomocnik nie musi być członkiem Banku.
3. Zgłoszenie kandydata polega na podaniu imienia i nazwiska danej osoby i ewentualnym uzasadnieniem kandydatury przez zgłaszającego. Z chwilą zgłoszenia kandydatury, po wyrażeniu ustnej zgody przez kandydata, zostaje on wpisany na listę kandydatów, której wzór stanowi załącznik nr. 2
4. Przewodniczący Zebrania Grupy Członkowskiej zarządza zgłaszanie kandydatów na Przedstawicieli
   i poddaje pod głosowanie jawne zamknięcie listy
5. Liczba kandydatów na Przedstawicieli musi być równa lub większa od liczby wybieranych Przedstawicieli.

§ 12

1. W celu przeprowadzenia wyborów Przewodniczący Zebrania Grupy Członkowskiej zarządza wybór Komisji Skrutacyjnej w składzie 3 osób (Przewodniczący, Sekretarz i Członek Komisji). Przepisy § 19 stosuje się odpowiednio.

§ 13

1. Komisja Skrutacyjna (lub Prezydium Zebrania) przeprowadza tajne głosowanie na kartkach wyborczych oznakowanych pieczątką Banku i zawierających wykaz kandydatów. Wzór karty do głosowania stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu.
2. Głosowanie polega na skreśleniu kandydata, któremu Członek Grupy Członkowskiej nie udzielił poparcia
3. Głos jest nieważny jeżeli:
4. karta do głosowania nie jest ostemplowana pieczęcią Banku;
5. karta do głosowania zawiera mniejszą liczbę skreśleń niż ilość mandatów na Zebranie Przedstawicieli;
6. karta do głosowania nie zawiera skreśleń w przypadku gdy na karcie do głosowania podana jest większą ilość kandydatów niż mandatów, dopisano w niej tekst, jest przekreślona, przedarta lub uszkodzona
7. Głosowanie przeprowadza Prezydium Zebrania Grupy Członkowskiej pod kierunkiem Przewodniczącego Zebrania, przy pomocy Komisji.
8. Komisja zbiera karty wyborcze do urny wyborczej, oblicza głosy.
9. Kandydat na Przedstawiciela otrzymuje głos, jeżeli jego nazwisko nie zostało skreślone na karcie do głosowania.
10. Głos jest ważny, jeżeli na karcie do głosowania pozostanie bez skreśleń nie więcej nazwisk niż liczba wybieranych Przedstawicieli, a także wówczas, gdy wszystkie nazwiska zostaną skreślone.
11. Przedstawicielami na Zebranie Przedstawicieli zostają te osoby, które uzyskały największą liczbę głosów.
12. W przypadku uzyskania równej ilości głosów przez dwóch lub więcej kandydatów i niemożności wyłonienia Przedstawiciela, przeprowadza się głosowanie dodatkowe obejmujące te osoby.
13. Jeżeli w wyniku wyborów nie zostanie wyłoniona odpowiednia liczba Przedstawicieli, Przewodniczący Zebrania zarządza dodatkowe wybory.

§ 14

1. Z przeprowadzonych wyborów Komisja Skrutacyjna (lub Prezydium Zebrania) sporządza protokół, który zawiera wyniki głosowania oraz określa nazwiska wybranych Przedstawicieli. Protokół podpisują wszyscy członkowie Komisji Skrutacyjnej (lub Prezydium Zebrania). Wzór protokołu stanowi załącznik nr 4 do Regulaminu.
2. Karty z tajnego głosowania dołącza się do protokołu z wyborów.
3. Postanowienia niniejszego Rozdziału stosuje się odpowiednio w przypadku dokonywania wyborów uzupełniających Przedstawicieli na Zebranie Przedstawicieli.

§ 15

Odwołanie Przedstawiciela wybranego przez daną Grupę Członkowską następuje w głosowaniu tajnym większością 2/3 głosów oddanych.

Rozdział 6. Kadencja i zasady wyboru Członka Rady Nadzorczej

§ 16

1. Zebranie Grupy Członkowskiej dokonuje wyboru członków Rady Nadzorczej spośród członków Banku danej Grupy, zwykłą większością głosów, w głosowaniu tajnym, w ilości ustalonej przez Radę Nadzorczą proporcjonalnie do ilości członków Banku.
2. Jeżeli członkiem Banku jest osoba prawna do Rady może być wybrana osoba nie będąca członkiem Banku wskazana przez osobę prawną – pełnomocnik osoby prawnej będącej członkiem Banku.
3. Przed upływem kadencji członek Rady może być odwołany, przez Zebranie danej Grupy Członkowskiej, w głosowaniu tajnym, większością 2/3 (dwóch trzecich) głosów oddanych.
4. Kadencja Rady trwa 4 (cztery) lata i upływa z dniem wybrania Rady następnej kadencji.
5. Osoba będąca członkiem Rady Nadzorczej Banku nie może zajmować się interesami konkurencyjnymi.
6. Przy wyborach Rady należy przestrzegać następujących zasad:
7. członek Rady nie może być równocześnie członkiem Zarządu,
8. ustępujący członek Zarządu może być wybrany do Rady dopiero po udzieleniu mu absolutorium,
9. w skład Rady nie mogą wchodzić osoby zajmujące stanowiska kierownicze w Banku, osoby będące pełnomocnikami Zarządu oraz osoby pozostające z członkami Zarządu lub osobami zajmującymi stanowiska kierownicze w Banku w związku małżeńskim albo w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej i do drugiego stopnia linii bocznej.

§ 17

1. Kandydaci do Rady zgłaszani są w nieograniczonej liczbie spośród obecnych uprawnionych do głosowania. Jeden członek Banku może zgłosić dowolną liczbę kandydatów.
2. Zgłoszenie kandydata polega na podaniu imienia i nazwiska danej osoby i ewentualnym uzasadnieniem kandydatury przez zgłaszającego.
3. Zgłoszony kandydat wyraża ustną zgodę na kandydowanie, którą odnotowuje się w protokole zebrania.
4. Osoba kandydująca w wyborach do Rady Nadzorczej, obowiązana jest, pod rygorem niespełnienia wymogów wpisania na Listę Kandydatów ubiegających się o wybór do Rady Nadzorczej, przedłożyć do Komisji ds. Odpowiedniości formularz oceny odpowiedniości indywidualnej wraz ze wskazanymi w nim załącznikami i dokumentami, zgodnie z Polityką oceny odpowiedniości kandydatów na członków Rady Nadzorczej, członków Rady Nadzorczej oraz Rady Nadzorcze (dalej: Polityka) do Komisji ds. Odpowiedniości.
5. W przypadku takiej potrzeby – Przewodniczący Komisji ds. Odpowiedniości zapoznaje Uczestników Zebrania Grupy Członkowskiej ze składem: Zarządu, Kadry Kierowniczej wg stanu na dzień Zebrania Grupy Członkowskiej, a także przy wsparciu pracownika ds. członkowskich, który udziela wyjaśnień dotyczących pracowników Banku oraz schematu pokrewieństwa i powinowactwa.
6. Formularz oceny odpowiedniości indywidualnej wraz ze wskazanymi w nim załącznikami
   i dokumentami, kandydat zobligowany jest złożyć osobiście w dniu Zebrania. Złożenie formularza może nastąpić przed wyborczym Zebraniem Grupy Członkowskiej, w Sekretariacie siedziby Banku.
7. Osoby kandydujące do Rady Nadzorczej mogą zostać wpisane na Listę kandydatów, jeżeli:
8. wyrażą zgodę na kandydowanie;
9. złożą dokumenty, o których mowa w § 17 ust. 4;
10. spełnią wymogi odpowiedniości indywidualnej, w rozumieniu Wytycznych EBA,
    a w szczególności kryteria rękojmi, o której mowa w art. 46 ustawy z dnia
    21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r.
    w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE(ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
11. Niezwłocznie po złożeniu formularza oceny odpowiedniości indywidualnej wraz ze wskazanymi w nim załącznikami i dokumentami, Komisja ds. odpowiedniości przystępuje do weryfikacji spełnienia wymogów, o których mowa w Polityce oceny odpowiedniości kandydatów na członków Rady Nadzorczej, członków Rady Nadzorczej i Rady Nadzorczej i sporządza w tym zakresie sprawozdanie.
12. Niezależnie od złożenia formularza oceny odpowiedniości indywidualnej wraz ze wskazanymi w nim załącznikami i dokumentami, zgłoszone przez Zebranie Grupy Członkowskiej osoby zamierzające kandydować do Rady Nadzorczej dokonują autoprezentacji, a członkowie mogą kandydatom zadawać pytania dotyczące predyspozycji do pełnienia funkcji członka Rady Nadzorczej.
13. O wynikach przeprowadzonej weryfikacji formularza oceny odpowiedniości indywidualnej kandydatów na członków Rady Nadzorczej wraz ze wskazanymi w nim załącznikami i dokumentami, Komisja ds. odpowiedniości zawiadamia uczestników Zebrania Grupy Członkowskiej, odczytując treść sporządzonego w tym zakresie sprawozdania, stanowiącego arkusz oceny informacji (którego wzór stanowi załącznik nr. 5).
14. Po przedstawieniu przez Komisję ds. Odpowiedniości Zebraniu Grupy Członkowskiej wyników spełnienia wymogów, o których mowa w Polityce oceny odpowiedniości, Zebranie Grupy Członkowskiej podejmuje uchwałę dotyczącą odpowiedniości każdej ze zgłoszonych przez Członków osób do pełnienia funkcji w Radzie Nadzorczej.
15. Spośród osób, które uzyskały pozytywną ocenę odpowiedniości Komisja tworzy Listę kandydatów, której wzór stanowi załącznik nr. 6
16. Przewodniczący Zebrania Grupy Członkowskiej poddaje pod głosowanie zamknięcie Listy kandydatów w głosowaniu jawnym. Zamknięcie następuje zwykłą większością głosów.

§ 18

Kandydat na członka Rady Nadzorczej musi być oceniony w procesie oceny odpowiedniości na poziomie co najmniej: podstawowym – jako spełnienie warunku koniecznego do kandydowania na członka Rady Nadzorczej.

§ 19

1. W celu zapewnienia prawidłowego przebiegu wyborów, Przewodniczący Zebrania Grupy Członkowskiej zarządza wybór Komisji Skrutacyjnej (dalej jako Komisja) w składzie 3 osób
   (Przewodniczący, Sekretarz i Członek Komisji), z zastrzeżeniem ust. 4.
2. Za przygotowanie opinii w sprawie spełniania kryteriów oceny odpowiedniości przez kandydatów do Rady Nadzorczej odpowiada Komisja ds. odpowiedniości.
3. Obowiązki Komisji ds. odpowiedniości, w uzasadnionych przypadkach, wykonuje Komisja Skrutacyjna.
4. Wyboru Komisji dokonuje się w głosowaniu jawnym spośród obecnych członków Banku.
5. Do składu Komisji nie mogą wchodzić zgłoszeni kandydaci na członka Rady Nadzorczej i kandydaci na Przedstawicieli.
6. Jeżeli frekwencja członków Banku na Zebraniu Grupy Członkowskiej uniemożliwi wybór Komisji
   i Komisji ds. odpowiedniości, Przewodniczący Zebrania odstępuje od jego wyboru, co odnotowuje się w protokole, a glosy oddane w głosowaniu tajnym przeliczają członkowie Prezydium Zebrania,
   tj. Przewodniczący i Sekretarz Zebrania.

§ 20

1. Komisja w oparciu o zamknięte Listy kandydatów przygotowuje Karty do głosowania.
2. Komisja (lub Prezydium Zebrania) przeprowadza tajne głosowanie na kartkach wyborczych zawierających wykaz kandydatów i oznakowanych pieczątką Banku. Wzór karty stanowi załącznik nr 7 do Regulaminu.
3. Głosowanie polega na skreśleniu kandydata, któremu Członek Grupy Członkowskiej nie udzielił poparcia.
4. Głos jest nieważny jeżeli:
5. karta do głosowania nie jest ostemplowana pieczęcią Banku;
6. karta do głosowania zawiera mniejszą liczbę skreśleń niż ilość mandatów do Rady Nadzorczej;
7. karta do głosowania nie zawiera skreśleń w przypadku gdy na karcie do głosowania podana jest większą ilość kandydatów niż mandatów, dopisano w niej tekst, jest przekreślona, przedarta lub uszkodzona.
8. Głosowanie przeprowadza prezydium Zebrania Grupy Członkowskiej pod kierunkiem Przewodniczącego Zebrania, przy pomocy Komisji.
9. Komisja zbiera karty wyborcze do urny wyborczej, oblicza głosy.

§ 21

• • • 1. Z chwilą oddania kart do głosowania przez uprawnionych Komisja przystępuje do liczenia głosów
      2. Z przeprowadzonych wyborów Komisja (lub Prezydium Zebrania) sporządza protokół, który zawiera wyniki głosowania oraz określa imię i nazwiska wybranych członków Rady Nadzorczej jak również liczbę uzyskanych przez nich głosów. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 8 do Regulaminu. Protokół podpisują wszyscy członkowie Komisji Skrutacyjnej (lub Prezydium Zebrania).
      3. Karty z tajnego głosowania dołącza się do protokołu z wyborów.
      4. Kandydat na członka Rady otrzymuje głos, jeżeli jego nazwisko nie zostało skreślone na karcie do głosowania.
      5. Głos jest ważny, jeżeli na karcie do głosowania pozostanie bez skreśleń nie więcej nazwisk niż liczba wybieranych członków Rady, a także wówczas, gdy wszystkie nazwiska zostaną skreślone.
      6. Członkami Rady Nadzorczej Banku zostają te osoby, które otrzymały największa ilość głosów.

1. W przypadku otrzymania równej ilości głosów przez dwóch lub więcej kandydatów i niemożności wyłonienia członka Rady, przeprowadza się głosowanie dodatkowe obejmujące te osoby.
2. Jeżeli w wyniku wyborów nie zostanie wyłoniona odpowiednia liczba członków Rady, Przewodniczący Zebrania zarządza dodatkowe wybory.

§ 22

W przypadku głosowania przy użyciu środków do komunikowania się na odległość, do Regulaminu załącza się instrukcję głosowania otrzymaną z firmy obsługującej Zebranie Grupy Członkowskiej, która zostanie udostępniona na stronie internetowej Banku oraz zostanie przekazana wraz z zaproszeniami na Zebrania Grup Członkowskich

§ 23

1. Nad zapewnieniem sprawności technicznej głosowania (przygotowanie kart do głosowania, pomieszczenia w którym odbywa się głosowanie) czuwa Zarząd Banku bądź osoba przez Zarząd wyznaczona.
2. Każda osoba uczestnicząca w Zebraniu Grupy Członkowskiej, w trakcie którego odbywają się wybory do Rady Banku, ma prawo zgłosić swe zastrzeżenia co do przebiegu wyborów.
3. Postanowienia niniejszego Rozdziału stosuje się odpowiednio w przypadku dokonywania wyborów uzupełniających Członków Rady Nadzorczej.

Załączniki:

1. Protokół z Zebrania Grupy Członkowskiej
2. Lista kandydatów na Przedstawiciela na Zebranie Przedstawicieli
3. Karta do głosowania w wyborach Przedstawicieli na Zebranie Przedstawicieli
4. Protokół z posiedzenia Komisji Skrutacyjnej z wyborów Przedstawiciela na Zebranie Przedstawicieli
5. Arkusz oceny informacji.
6. Lista kandydatów do Rady Nadzorczej
7. Karta do głosowania w wyborach Członków Rady Nadzorczej
8. Protokół z posiedzenia Komisji Skrutacyjnej z wyborów Członków Rady Nadzorczej

Załącznik nr 1 do Regulaminu działania Grupy Członkowskiej LWBS (WZÓR)

Protokół z Zebrania Grupy Członkowskiej
Lubusko-Wielkopolskiego Banku Spółdzielczego w Drezdenku
odbytego w dniu …………………….

W miejscowości …………………………………….w lokalu…………………………………

Upoważnionych do udziału w zebraniu jest ………………. członków.

Na Zebranie przybyło ogółem…………………… członków.

Stan obecności potwierdza załączona lista obecności.

W zebraniu uczestniczyli przedstawiciele Rady Nadzorczej, Zarządu. ……………………………..

Porządek obrad Zebrania Grupy Członkowskiej:

1. Otwarcie obrad, przyjęcie porządku obrad.
2. Wybór Prezydium zebrania.
3. Przedłożenie i rozpatrzenie sprawozdań Zarządu z działalności Banku za dany rok ze szczególnym uwzględnieniem wykonania uchwał Zebrania Przedstawicieli oraz wniosków z poprzedniego Zebrania Grupy Członkowskiej.
4. Przedstawienie i rozpatrzenie sprawozdania Rady Nadzorczej za dany rok.
5. Ocena wywiązywania się członków Grupy Członkowskiej z obowiązków wobec Banku.
6. Omówienie spraw, które mają być przedmiotem obrad najbliższego Zebrania Przedstawicieli.
7. Dyskusja nad sprawozdaniami oraz przedstawionymi materiałami, wyrażenie opinii i zgłaszanie wniosków w sprawach Banku, a zwłaszcza odnoszących się do spraw członków wchodzących w wkład Zebrania Grupy Członkowskiej.
8. Zgłoszenie wniosków i postulatów pod adresem Zarządu, Rady Nadzorczej i Zebrania Przedstawicieli oraz wyrażenie opinii dotyczących działalności Banku, w tym Filii Banku.
9. Podjęcie uchwał w sprawie indywidualnej oceny odpowiedniości poszczególnych członków Rady Nadzorczej Banku.
10. Wybór przedstawicieli na Zebranie Przedstawicieli i Członków Rady Nadzorczej (zapis ten dotyczy tylko gdy są przeprowadzane wybory).
11. Wolne głosy i zapytania uczestników Zebrania.
12. Zamknięcie Zebrania.

Krótkie omówienie przebiegu Zebrania Grupy Członkowskiej:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Podjęte przez Zebranie Grupy Członkowskiej uchwały, wnioski i postulaty:

………………………………………………………………………………………………………………………….

Zebranie Grupy Członkowskiej dokonało wyboru następujących Przedstawicieli na ZP:

1. …………………………….
2. …………………………….

Zebranie Grupy Członkowskiej dokonało wyboru następujących Członków Rady Nadzorczej:

1. …………………………….

2…………………………….

Zebranie Grupy Członkowskiej pozytywnie …………..ocenia wybranych Członków Rady Nadzorczej.

W odniesieniu do kandydatów, którzy nie zostali wybrani do Rady Nadzorczej, Zebranie Grupy Członkowskiej odstępuje od ich oceny.

W posiedzeniu wzięły udział osoby zaproszone przez Zarząd/Radę Nadzorczą, tj.:…………………….

Na tym posiedzenie Zebrania zakończono.

Sekretarz Zebrania Przewodniczący Zebrania

Protokołował(a): ………………………………

Załącznik nr 2 do Regulaminu działania Grupy Członkowskiej LWBS

Lista kandydatów na Przedstawiciela na Zebranie Przedstawicieli LWBS Drezdenko

Sporządził:

Załącznik nr 3 do Regulaminu działania Grupy Członkowskiej LWBS

……………………………………………..

(pieczęć banku)

GRUPA CZ ŁONKOWSKA ………………..……………..

KARTA DO GŁOSOWANIA W WYBORACH

PRZEDSTAWICIELI NA ZEBRANIE PRZEDSTAWICIELI

LUBUSKO-WIELKOPOLSKIEGO

BANKU SPÓŁDZIELCZEGO W DREZDENKU

1. ………………………………………………………………………….

2. ………………………………………………………………………….

3. ………………………………………………………………………….

4. ………………………………………………………………………….

5. ………………………………………………………………………….

…………………………., dnia ………………………..

(miejscowość)

Załącznik nr 4 Regulaminu działania Grupy Członkowskiej LWBS

Protokół z posiedzenia Komisji Skrutacyjnej

Zebrania Grupy Członkowskiej w ……………………z dnia ………………… roku
w sprawie wyborów Przedstawiciela na Zebranie Przedstawicieli Lubusko-Wielkopolskiego Banku Spółdzielczego w Drezdenku.

Komisja Skrutacyjna wybrana przez Zebranie Grupy Członkowskiej w …………………………………… w składzie następującym:

1. Przewodniczący -Pan(i)………………………………………………………………………….,
2. Sekretarz – Pan(i) …………………………………………………………………………,
3. Członek – Pan(i) ………………………………………………………………………….

Przewodniczący Komisji Skrutacyjnej poinformował zebranych, że na podstawie § 11 ust. 5 Statutu wybory Przedstawicieli na Zebranie Przedstawicieli odbywają się w głosowaniu tajnym zwykłą większością głosów oraz że na podstawie Uchwały Rady Nadzorczej Nr ………… z dnia …………, Grupie Członkowskiej przysługuje wybór ………. Przedstawiciela(li).

Komisja przeprowadziła tajne głosowanie w sprawie wyboru Przedstawiciela na Zebranie Przedstawicieli i stwierdziła, że na niżej podanych kandydatów głosowało ……………… członków, z czego głosów ważnych oddano ………………………. , a głosów nieważnych było ……………………… .

Poszczególni kandydaci otrzymali następującą liczbę głosów ważnych:

1. Pan (i) ………………………………………………………………………..
2. Pan (i) ………………………………………………………………………..
3. Pan (i) ………………………………………………………………………..
4. Pan (i) ………………………………………………………………………..
5. Pan (i) ………………………………………………………………………..
6. Pan (i) ………………………………………………………………………..
7. Pan (i) ………………………………………………………………………..
8. Pan (i) ………………………………………………………………………..
9. Pan (i) ………………………………………………………………………..
10. Pan (i) ………………………………………………………………………..

Największą ilość głosów otrzymali:

1. Pan (i) ………………………………………………………………… ,
2. Pan (i) ………………………………………………………………… ,
3. Pan (i) ………………………………………………………………… ,
4. Pan (i) ………………………………………………………………… ,
5. Pan (i) ………………………………………………………………… ,

którzy zostali Przedstawicielami na Zebranie Przedstawicieli.

Na tym posiedzenie Komisji zakończono, a protokół po podpisaniu, przekazano Przewodniczącemu Zebrania Grupy Członkowskiej.

…………………………………………………..
Podpisy Komisji Skrutacyjnej

W załączeniu: Kartki z głosowania tajnego szt. ……………..

Załącznik nr 5 do Regulaminu działania Grupy Członkowskiej LWBS

Arkusz do oceny informacji zawartych w Formularzach oceny odpowiedniości indywidualnej kandydatów na członków/członków Rady Nadzorczej LWBS Drezdenko

Po zapoznaniu się z informacjami zawartymi w Formularzach oceny odpowiedniości indywidualnej w złożonym/ych przez kandydata/ów na członka/ów Rady Nadzorczej/, członka/ów Rady Nadzorczej Lubusko-Wielkopolskiego Banku Spółdzielczego za …………………., wyżej wskazanego/ych członka/ów Rady Nadzorczej, Komisja stwierdza, że:

1. Pan/i …………………………………………………. .- Członka Rady Nadzorczej – Spełnia/ nie spełnia ^x wymogi stawiane członkom Rady Nadzorczej,
2. Pan/i ………………………………………………….. – Członka Rady Nadzorczej – Spełnia /nie spełnia ^x wymogi stawiane członkom Rady Nadzorczej.

Podpisy Komisji ds. odpowiedniości:

…………………………………………………………

…………………………………………………………

Sporządziła:
Janina Barbara Zbączyniak
Kierownik Zespołu Kadr i Administracji

X – nie potrzebne skreślić

1. Ocena dotycząca Kwalifikacji obejmuje (W Formularzu Informacyjnym to – Wiedza, Umiejętności, Doświadczenie Członka Rady Nadzorczej) – ustalenia czy osoba oceniana posiada niezbędny do sprawowania funkcji nadzorczych poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia,
2. Ocena dotycząca reputacji obejmuje (W Formularzu Informacyjnym to – Reputacja, Uczciwość, Etyczność) – stwierdzenie czy zaistniały fakty i okoliczności dotyczące osoby ocenianej, które mogły by powodować wystąpienie ryzyka utraty reputacji przez Bank na sutek utraty dobrej reputacji członka Rady Nadzorczej (czy ma wystarczająco nieposzlakowaną opinię, jest świadom kultury, wartości, zachowania i strategii związanych z Bankiem i funkcjonowaniem Rady Nadzorczej)
3. Ocena dotycząca Niezależność obejmuje (W Formularzu Informacyjnym to – Niezależność Osądu i Bycie Niezależnym) – stwierdzenie czy członek Rady cechuje się niezależnością osądu – potrafi działać w sposób uczciwy i etyczny , zachowując niezależność osądu, aby móc ocenić decyzje Zarządu i w razie konieczności skutecznie przeciwstawić się takim decyzjom oraz skutecznie nadzorować i monitorować proces podejmowania decyzji. /W przypadku Kandydata/Członka Rady wchodzącego w skład Komitetu Audytu jako niezależny – ocenie podlega również niezależność w rozumieniu art 129 ust. 3 ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich i nadzorze publicznym
4. Ocena dotycząca poświęcenia wystarczającej ilości czasu obejmuje (W Formularzu Informacyjnym to -Poświęcenie Wystarczającej Ilości Czasu Przez Członka Rady Nadzorczej) – ustalenie czy osoba oceniana poświęca wystarczającą ilość czasu na wykonywanie swoich obowiązków w Radzie Nadzorczej Banku.

Załącznik nr 6 do Regulaminu działania Grupy Członkowskiej LWBS

Lista kandydatów do Rady Nadzorczej LWBS Drezdenko

Sporządził:

Załącznik nr 7 do Regulaminu działania Grupy Członkowskiej LWBS

……………………………………………..

(pieczęć banku)

GRUPA CZ ŁONKOWSKA ………………..……………..

KARTA DO GŁOSOWANIA W WYBORACH

CZŁONKÓW RADY NADZORCZEJ

LUBUSKO-WIELKOPOLSKIEGO

BANKU SPÓŁDZIELCZEGO W DREZDENKU

1. ………………………………………………………………………….

2. ………………………………………………………………………….

3. ………………………………………………………………………….

4. ………………………………………………………………………….

5. ………………………………………………………………………….

…………………………., dnia ………………………..

(miejscowość)

Załącznik nr 8 do Regulaminu działania Grupy Członkowskiej LWBS

Protokół Komisji Skrutacyjnej

Zebrania Grupy Członkowskiej w ………………………………………..dnia ……………….
w sprawie wyborów Członków Rady Nadzorczej Lubusko-Wielkopolskiego Banku Spółdzielczego w Drezdenku.

Komisja Skrutacyjna wybrana przez Zebranie Grupy Członkowskiej w …………………………………., w składzie następującym:

1. Przewodniczący-Pan (i)……………………………………………………………… ,
2. Sekretarz – Pan (i) …………………………………………………………….. ,
3. Członek – Pan (i) …………………………………………………………….. .

Komisja stwierdza na podstawie listy obecności, że w Zebraniu Grupy Członkowskiej uczestniczy ……………… członków Banku. Przewodniczący Komisji Skrutacyjnej poinformował, że na podstawie Uchwały Rady Nadzorczej Nr ………… z dnia …………………, Grupie Członkowskiej przysługuje wybór ………… członka(ów) Rady Nadzorczej.

Komisja przeprowadziła wybory członka(ów) Rady Nadzorczej w głosowaniu tajnym, zwykłą większością głosów, w wyniku których stwierdziła, że na niżej podanych kandydatów głosowało ……………. członków, z czego głosów ważnych oddano ………………, a głosów nieważnych było ……………..

Poszczególni kandydaci otrzymali następującą liczbę głosów ważnych:

1. Pan (i) ………………………………………………..liczba głosów…………………..
2. Pan(i)………………………………………………….liczba głosów……………………
3. Pan (i) ………………………………………………..liczba głosów……………………
4. Pan (i) ………………………………………………..liczba głosów……………………

5. Pan (i) ………………………………………………..liczba głosów……………………

Największą ilość głosów otrzymał (a)

1. Pan (i) …………………………………………
2. Pan (i) …………………………………………,
3. Pan (i) …………………………………………,

którzy zostali wybrani na Członków Rady Nadzorczej.

Na tym posiedzenie Komisji zakończono, a protokół po podpisaniu przekazano Przewodniczącemu Zebrania Grupy Członkowskiej.

……………………………………………………………

• • • 1. podpisy Komisji Skrutacyjnej

W załączeniu: Kartki z głosowania tajnego szt. …………………..